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Inhaltsverzeichnis
Überblick[Quelltext bearbeiten]
Im Kommunikationsmodul können Nachrichten wie E-Mail und SMS empfanger, verarbeitet und erstellt werden. Der Einfachheit halber ist im restlichen Artikel jeweils von E-Mail die Rede.
Nachrichten abrufen[Quelltext bearbeiten]
Nachrichten werden in Zukunft automatisch abgerufen. In der Zwischenzeit muss dazu der Menupunkt "Nachrichten abrufen" gedrückt werden. Beim Empfangen der Nachrichten wird versucht, diese gleich den richtigen Kontakten zuzuweisen. Sollte sich die E-Mail auf ein existierendes Trouble Ticket beziehen wird versucht diese Zuordnung direkt zu machen. Je nach Einstellung wird dann direkt dem Ticket eine Notiz hinzugefügt und die Nachricht auf bearbeitet gesetzt.
Posteingang[Quelltext bearbeiten]
Im Posteingang werden alle empfangenen und unbearbeiteten Nachrichten dargestellt. Sobald eine Nachricht als bearbeitet gekennzeichnet wird verschwindet diese beim nächsten Aufruf der Inbox.
Eine Nachricht wird automatisch als bearbeitet gekennzeichnet, wenn ihr ein Ticket zuoeordnet wird oder wenn aus ihr ein Vorgang erfasst wird. Wird die Nachricht direkt beantwortet oder weitergeleitet wird sie NICHT als bearbeitet markiert.
Um eine Nachricht anzuzeigen und bearbeiten zu können muss sie angeklickt werden.
Filter[Quelltext bearbeiten]
Im Posteingang können auch bearbeitete Nachrichten oder gesendete Nachrichten angezeigt werden. Gleichzeitig kann nach E-Mail Inhalten gesucht werden oder der Versandzeitraum eingegrent werden. Dies passiert über die Filter, die oben ausgeklappt werden können (das Suchfeld ist immer sichtbar).
Kontakt zuweisen[Quelltext bearbeiten]
Eine (eingehende) Nachricht kann erst bearbeitet werden wenn ihr Absender einem Kontakt (bzw. Kunden) zugeordnet worden ist. Dies passiert automatisch aufgrund der E-Mail Adresse. Ist die E-Mail Adresse nicht hinterlegt oder ist diese mehrmals vorhanden, wird keine Zuweisung vorgenommen und die E-Mail Adresse wird unterstrichen. Ein Klick auf eine unterstrichene E-Mail Adresse öffnet ein Dialog-Fenster, indem die Adresse zugewiesen werden kann.
- Werden mehrere Kunden/Kontakte mit der E-Mail Adresse gefunden werden diese angezeigt und es muss einer davon gewählt werden.
- Wird kein Kunde gefunden werden alle Kontaktpersonen angezeigt. Über die Filterbox kann nach einem Namen, einer Adresse oder nach Kontaktdaten gesucht werden.
- Durch einen Klick auf den richtigen Kontakt und anschliessend auf OK wird die E-Mail Adresse bei dem Kontakt hinzugefügt und alle nicht zugeordneten Nachrichten mit dieser E-Mail Adresse diesem Kontakt zugewiesen.
- Soll eine neue Kontaktperson erstellt werden zu einem schon existierenden Kunden (einer Firma) zugewiesen werden, kann mit dem Knopf "Nach Kunden suchen um als neuen Kontakt hinzuzufügen" eine Liste mit allen Kunden angezeigt werden. Hier kann nach Firmennamen gesucht werden, um den Eintrag schneller zu finden. Bei Anwählen des Kunden wird eine Maske angezeigt, in der die wichtigsten Daten der Kontaktperson eingetragen werden können (alle weiteren Daten können über die Kundenbearbeitung hinzugefügt werden). Nach dem Klick auf OK wird der Kontakt inkl. der entsprechenden E-Mail Adresse hinzugefügt und alle nicht zugeordneten Nachrichten mit dieser E-Mail Adresse werden diesem Kontakt zugewiesen.
- Soll ein neuer Kunde erstellt werden kann dies über den Knopf "Als neuen Kunden erfassen" geschehen. Die Daten des Kunden können eingetragen werden und mit einem Klick auf OK wird der Kunde inkl. der entsprechenden E-Mail Adresse angelegt und alle nicht zugeordneten Nachrichten mit dieser E-Mail Adresse werden dem neuen Kunden (bzw. dessen Kontakt) zugewiesen.
