Aufträge - Hintergrundinformationen

Voraussetzungen

Um mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Auftragsverwaltung muss aktiviert und konfiguriert sein (muss durch Systemadministrator erfolgen)
• Produkte müssen eingepflegt sein

Workflow

Der Workflow zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sieht grundsätzlich immer gleich aus:

• Auftrag erfassen
• Lieferschein(e) erstellen (falls der Auftrag nur virtuelle Artikel enthält, kann dieser Schritt übersprungen werden)
• Rechnung(en) erstellen
• Rechnungen in Finanzbuchhaltung exportieren

Glossar

• Beleg
  Als Beleg werden Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung bezeichnet

Status

Innerhalb der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die einen Status haben können:

Auftrag

Status	Bedeutung
Entwurf	Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst worden. Dies geschieht bspw. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber mitten in der Erstellung abgebrochen wird. Um zu verhindern, dass bereits eingegebene Daten (Auftragspositionen etc.) verloren gehen, wird der Auftrag als Entwurf gespeichert und kann jederzeit ergänzt und fertiggestellt werden.
Unbearbeitet	Aufträge, bei denen noch keine Auftragspositionen geliefert worden sind, haben den Status unbearbeitet.
Teilgeliefert	Teile des Auftrags sind bereits geliefert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen vollständig geliefert.
Geliefert	Alle Auftragspositionen sind vollständig geliefert.
Teilfakturiert	Teile des Auftrages sind bereits fakturiert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen fakturiert worden.
Fakturiert	Der Auftrag ist komplett fakturiert und somit abgeschlossen.

Auftragsposition

Status	Bedeutung
Unbearbeitet	Auftragsposition ist erfasst und kann grundsätzlich ausgeliefert werden (Lieferschein kann erzeugt werden)
Teilgeliefert	Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits geliefert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Geliefert	Auftragsposition ist vollständig geliefert worden.
Teilfakturiert	Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits fakturiert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert und fakturiert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Fakturiert	Auftragsposition ist vollständig fakturiert worden.

Voraussetzungen

Um mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Auftragsverwaltung muss aktiviert und konfiguriert sein (muss durch Systemadministrator erfolgen)
• Produkte müssen eingepflegt sein

Workflow

Der Workflow zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sieht grundsätzlich immer gleich aus:

• Auftrag erfassen
• Lieferschein(e) erstellen (falls der Auftrag nur virtuelle Artikel enthält, kann dieser Schritt übersprungen werden)
• Rechnung(en) erstellen
• Rechnungen in Finanzbuchhaltung exportieren

Glossar

• Beleg
  Als Beleg werden Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung bezeichnet

Status

Innerhalb der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die einen Status haben können:

Auftrag

Status	Bedeutung
Entwurf	Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst worden. Dies geschieht bspw. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber mitten in der Erstellung abgebrochen wird. Um zu verhindern, dass bereits eingegebene Daten (Auftragspositionen etc.) verloren gehen, wird der Auftrag als Entwurf gespeichert und kann jederzeit ergänzt und fertiggestellt werden.
Unbearbeitet	Aufträge, bei denen noch keine Auftragspositionen geliefert worden sind, haben den Status unbearbeitet.
Teilgeliefert	Teile des Auftrags sind bereits geliefert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen vollständig geliefert.
Geliefert	Alle Auftragspositionen sind vollständig geliefert.
Teilfakturiert	Teile des Auftrages sind bereits fakturiert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen fakturiert worden.
Fakturiert	Der Auftrag ist komplett fakturiert und somit abgeschlossen.

Auftragsposition

Status	Bedeutung
Unbearbeitet	Auftragsposition ist erfasst und kann grundsätzlich ausgeliefert werden (Lieferschein kann erzeugt werden)
Teilgeliefert	Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits geliefert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Geliefert	Auftragsposition ist vollständig geliefert worden.
Teilfakturiert	Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits fakturiert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert und fakturiert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Fakturiert	Auftragsposition ist vollständig fakturiert worden.