Aufträge - Hintergrundinformationen

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Voraussetzungen

Um mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Auftragsverwaltung muss aktiviert und konfiguriert sein (muss durch Systemadministrator erfolgen)
  • Produkte müssen eingepflegt sein


Workflow

Der Workflow zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sieht grundsätzlich immer gleich aus:

  • Auftrag erfassen
  • Lieferschein(e) erstellen (falls der Auftrag nur virtuelle Artikel enthält, kann dieser Schritt übersprungen werden)
  • Rechnung(en) erstellen
  • Rechnungen in Finanzbuchhaltung exportieren


Glossar

  • Auftrag
    Als Auftrag wird die Gesamtheit eines Auftrages bezeichnet (Header, Auftragspositionen, Footer)
  • Auftragsposition
    Als Auftragsposition wird eine Position des Auftrages bezeichnet. In der Regel ist jede Auftragsposition mit einem bestimmten Produkt verknüpft.
  • Beleg
    Als Beleg werden Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung bezeichnet

Status

Innerhalb der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die einen Status haben können:

Auftrag

Status Bedeutung
Entwurf Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst worden. Dies geschieht bspw. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber mitten in der Erstellung abgebrochen wird. Um zu verhindern, dass bereits eingegebene Daten (Auftragspositionen etc.) verloren gehen, wird der Auftrag als Entwurf gespeichert und kann jederzeit ergänzt und fertiggestellt werden.
Unbearbeitet Aufträge, bei denen noch keine Auftragspositionen geliefert worden sind, haben den Status unbearbeitet.
Teilgeliefert Teile des Auftrags sind bereits geliefert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen vollständig geliefert.
Geliefert Alle Auftragspositionen sind vollständig geliefert.
Teilfakturiert Teile des Auftrages sind bereits fakturiert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen fakturiert worden.
Fakturiert Der Auftrag ist komplett fakturiert und somit abgeschlossen.

Auftragsposition

Status Bedeutung
Unbearbeitet Auftragsposition ist erfasst und kann grundsätzlich ausgeliefert werden (Lieferschein kann erzeugt werden)
Teilgeliefert Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits geliefert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Geliefert Auftragsposition ist vollständig geliefert worden.
Teilfakturiert Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits fakturiert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert und fakturiert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Fakturiert Auftragsposition ist vollständig fakturiert worden.

Beleg

Status Bedeutung
Erstellt Beleg (Lieferschein oder Rechnung) ist erstellt.
Storniert Beleg ist storniert

Beleg-Exportstatus

Belege können an verschiedene Finanzbuchhaltungen exportiert werden (Sage, Abacus, SAP etc.), je nachdem welche Exporte freigeschaltet sind.

Status Bedeutung
Unbearbeitet Beleg ist (noch) nicht an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
Exportiert Beleg ist an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.


Konfigurationen

Voraussetzungen[Quelltext bearbeiten]

Um mit der Auftragsverwaltung arbeiten zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Auftragsverwaltung muss aktiviert und konfiguriert sein (muss durch Systemadministrator erfolgen)
  • Produkte müssen eingepflegt sein


Workflow[Quelltext bearbeiten]

Der Workflow zur Erstellung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sieht grundsätzlich immer gleich aus:

  • Auftrag erfassen
  • Lieferschein(e) erstellen (falls der Auftrag nur virtuelle Artikel enthält, kann dieser Schritt übersprungen werden)
  • Rechnung(en) erstellen
  • Rechnungen in Finanzbuchhaltung exportieren


Glossar[Quelltext bearbeiten]

  • Auftrag
    Als Auftrag wird die Gesamtheit eines Auftrages bezeichnet (Header, Auftragspositionen, Footer)
  • Auftragsposition
    Als Auftragsposition wird eine Position des Auftrages bezeichnet. In der Regel ist jede Auftragsposition mit einem bestimmten Produkt verknüpft.
  • Beleg
    Als Beleg werden Auftragsdokumente wie Lieferschein oder Rechnung bezeichnet

Status[Quelltext bearbeiten]

Innerhalb der Auftragsverwaltung gibt es verschiedene Elemente, die einen Status haben können:

Auftrag[Quelltext bearbeiten]

Status Bedeutung
Entwurf Der Auftrag ist noch nicht vollständig erfasst worden. Dies geschieht bspw. wenn ein neuer Auftrag angelegt wird, aber mitten in der Erstellung abgebrochen wird. Um zu verhindern, dass bereits eingegebene Daten (Auftragspositionen etc.) verloren gehen, wird der Auftrag als Entwurf gespeichert und kann jederzeit ergänzt und fertiggestellt werden.
Unbearbeitet Aufträge, bei denen noch keine Auftragspositionen geliefert worden sind, haben den Status unbearbeitet.
Teilgeliefert Teile des Auftrags sind bereits geliefert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen vollständig geliefert.
Geliefert Alle Auftragspositionen sind vollständig geliefert.
Teilfakturiert Teile des Auftrages sind bereits fakturiert, aber es sind noch nicht alle Auftragspositionen fakturiert worden.
Fakturiert Der Auftrag ist komplett fakturiert und somit abgeschlossen.

Auftragsposition[Quelltext bearbeiten]

Status Bedeutung
Unbearbeitet Auftragsposition ist erfasst und kann grundsätzlich ausgeliefert werden (Lieferschein kann erzeugt werden)
Teilgeliefert Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits geliefert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Geliefert Auftragsposition ist vollständig geliefert worden.
Teilfakturiert Eine Teilmenge der gesamten Menge ist bereits fakturiert worden (bspw. besteht die Auftragsposition aus einer Menge von 5 Stück und 3 Stück sind geliefert und fakturiert worden, d.h. 2 Stück sind noch offen)
Fakturiert Auftragsposition ist vollständig fakturiert worden.

Beleg[Quelltext bearbeiten]

Status Bedeutung
Erstellt Beleg (Lieferschein oder Rechnung) ist erstellt.
Storniert Beleg ist storniert

Beleg-Exportstatus[Quelltext bearbeiten]

Belege können an verschiedene Finanzbuchhaltungen exportiert werden (Sage, Abacus, SAP etc.), je nachdem welche Exporte freigeschaltet sind.

Status Bedeutung
Unbearbeitet Beleg ist (noch) nicht an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.
Exportiert Beleg ist an die Finanzbuchhaltung exportiert worden.


Konfigurationen[Quelltext bearbeiten]